SynergIA 2025: cómo la IA y la automatización liberan tiempo en tu empresa
Resumen práctico de SynergIA 2025, la jornada organizada por
Synergy donde se mostraron casos reales de automatización con IA y N8N
para ahorrar horas de trabajo en tareas repetitivas y liberar tiempo para la estrategia, la creatividad
y el crecimiento de la empresa.
Apertura de SynergIA 2025: IA, automatización y empresas llenando el auditorio.Beneficios de automatizar: eficiencia 24/7, escalabilidad y liberación de talento.Flujos reales en N8N conectando WhatsApp, Excel, agentes IA y CRM.
Qué es SnyergIA y por qué nos interesa a los que trabajamos con pymes
SynergIA 2025 es una jornada creada por la agencia Synergy, especializada
en marketing y publicidad digital, con un objetivo muy concreto: mostrar con casos reales cómo la
Inteligencia Artificial y la automatización pueden ahorrar horas de trabajo en tareas repetitivas
para que los equipos se centren en lo que de verdad mueve la empresa.
Desde el inicio se planteó como una especie de “segunda revolución industrial”:
la IA no viene a quitarnos el trabajo, sino a quitarnos horas de tareas mecánicas para
liberarnos tiempo de estrategia, creatividad y decisiones importantes.
En tuadministrativo.com estuvimos allí, tomando notas con una pregunta en mente:
¿cómo puede todo esto aplicarse al día a día administrativo de una pyme?
1. Tus 1.440 minutos al día: la metáfora que cambia la forma de ver la IA
Una de las ideas que más conectó con todos los asistentes fue la metáfora de los
1.440 euros: imagina que cada mañana te encuentras 1.440 € en la mesita de noche.
Puedes gastarlos en lo que quieras, pero al final del día desaparecen. Al día siguiente vuelves a tener
1.440 €, pero nunca puedes acumular los del día anterior.
Esa es exactamente la lógica de nuestros 1.440 minutos diarios. La mayoría se nos van
en tareas que sostienen el negocio pero no lo hacen crecer: emails, llamadas, aprobación de facturas,
pasar datos a mano, revisar listados, coordinar agendas…
La pregunta que lanzó José Luis fue directa:
“¿Cuántos de esos 1.440 minutos estás dedicando a tareas repetitivas que podrías automatizar?”
2. Asistente humano vs asistente digital: en qué se complementan
A partir de ahí, se comparó el trabajo de una persona frente a un
asistente digital basado en IA y automatización.
Talento humano
El asistente humano
Imprescindible, pero limitado por el tiempo.
Trabaja un número limitado de horas al día.
Tiene días buenos y días malos; es humano, se cansa y se equivoca.
Su coste aumenta con el tiempo (subidas salariales, formación, etc.).
Muchas veces se ve atrapado en tareas repetitivas que no aprovechan su talento.
IA & Automatización
El asistente digital
Un “robot silencioso” que hace de base operativa.
Puede trabajar 24/7/365 sin agotarse.
Automatiza procesos repetitivos con alta precisión.
Escala sin necesidad de contratar más personal administrativo.
Libera al equipo para que se centre en pensar, decidir y crear.
Tipos de automatización
Automatización básica vs inteligente
De mover datos a tomar decisiones.
Automatización básica: tareas de pura rutina
(pasar datos de un Excel a un formulario, enviar un correo estándar, etc.).
Automatización inteligente: la IA entiende la situación,
decide qué hacer y, si no lo tiene claro, deriva a una persona.
El objetivo siempre es el mismo: liberar talento, no sustituirlo.
3. Casos prácticos: así automatiza Synergy tareas reales con IA y N8N
Durante SynergIA se mostraron hasta 10 casos prácticos de automatización.
Aquí van los que mejor resumen el potencial que tiene esto para cualquier pyme o profesional.
Kit Digital · Auditorías web
Auditorías web automáticas para clientes potenciales
Scraping + IA + email personalizado + agenda online
Un scraper rastrea webs que han utilizado subvenciones del Kit Digital.
Para cada página, un agente IA analiza usabilidad, SEO y experiencia de usuario.
Un segundo agente IA redacta un correo con las mejoras detectadas,
en tono cercano y adaptado a cada empresa.
El email incluye un botón para agendar una consultoría a través de Zoho Booking.
Todo el proceso funciona en bucle a partir de un Excel: decenas de auditorías al día sin intervención humana.
E-commerce
Pedidos por WhatsApp desde un directo
De mensajes sueltos a proformas automáticas
Clientes que venden moda a través de directos y WhatsApp.
La automatización recoge el mensaje del cliente
(modelo, talla, color), lo pasa a una hoja de cálculo y calcula el total.
Genera una proforma con todos los datos y la devuelve al cliente en segundos.
Resultado: menos errores, menos tiempo pegados al Excel y más foco en vender.
Formación
Certificados y diplomas que se generan solos
Cursos online sin trabajo manual administrativo
Al terminar un curso, el sistema detecta que el alumno ha superado el último cuestionario.
Automáticamente se genera un certificado en PDF con sus datos, horas y contenido.
El diploma se guarda en la nube (por ejemplo, Dropbox) y se envía por email al alumno.
La coordinación administrativa del curso pasa de horas a unos pocos minutos de supervisión.
Redes sociales
Contenido en LinkedIn a partir de noticias del sector
Del “no tengo tiempo” al “tengo un sistema”
Un flujo de N8N scrapea noticias relevantes del sector del cliente.
Un agente IA selecciona las que aportan valor y las resume.
Otro agente IA genera un borrador de post para LinkedIn con tono profesional,
emojis y llamada a la acción.
La persona responsable solo tiene que revisar, ajustar y publicar.
Comercio · Vino
Recomendador de vinos conversacional
Un sommelier digital que no descansa
El usuario escribe por web, WhatsApp o Telegram:
“Quiero un vino para cordero por menos de 40 €”.
El agente IA consulta la base de datos de vinos, stock y precios.
Propone varias opciones con explicación, ID del producto y enlace para comprar.
Puede cambiar de idioma en la misma conversación (castellano, inglés, portugués, italiano…).
Al final, envía un SMS o enlace directo para cerrar la compra.
Eventos & Consultoría
Bots para programaciones, agendas y reuniones
Menos emails, más claridad
Un bot para un festival de cine responde a:
“¿Qué pelis hay el sábado a las 19:00?” y envía ficha + enlace de entradas.
Otro flujo permite solicitar mentorías o consultorías por WhatsApp o Telegram.
La IA comprueba la disponibilidad de varios expertos y genera la reunión en Google Calendar con enlace a Zoom.
Resultado: menos coordinación manual y una experiencia más fluida para el usuario.
4. IA en redes sociales: creatividad multiplicada, no sustituida
Paloma Izquierdo, Social Media Manager en Synergy, insistió en una idea clave:
la IA no puede sustituir al criterio ni a la estrategia de una persona,
pero sí puede multiplicar su capacidad creativa.
Algunas de las aplicaciones que mostraron:
Imágenes IA
Imágenes imposibles de conseguir… pero necesarias
De “no tengo fotos” a “tengo contenido publicable”
Generación de imágenes base para clientes que no pueden enviar fotos reales.
Integración de productos (botas, botellas, dispositivos…) en entornos realistas creados por IA.
Uso específico para redes sociales, donde el peso está en la atención y no tanto en la ultra-calidad técnica.
Audio & Vídeo
Cuñas de radio, reels y testimonios generados con IA
Cuando el cliente no quiere salir en cámara (pero necesita comunicar)
Creación de cuñas de radio con voz sintética, ajustando tono y ritmo.
Reels tipo testimonio para productos (como botas infantiles), sin necesidad de grabar a clientes reales.
Avatares digitales que leen un guion y permiten tener vídeos explicativos en cuestión de minutos.
Estrategia
La fórmula: IA + humano = estrategia ganadora
La IA propone; el humano decide y corrige
La IA ayuda con ideas, borradores y recursos gráficos.
El equipo humano define la estrategia, el tono, el enfoque y las prioridades.
Cada pieza generada se revisa, ajusta y adapta a la marca antes de publicarse.
Conclusión: la IA es un acelerador, no un sustituto del departamento de marketing.
5. Herramientas que usan y lo que podemos aprender de ello
En el turno de preguntas se habló de algo muy práctico: herramientas y costes.
Orquestación
N8N como “centralita” de las automatizaciones
Nodos, flujos y conexiones con todo
N8N es la pieza central que conecta formularios, WhatsApp, Excel, CRM, agentes IA y APIs externas.
Cada automatización se construye como un flujo de nodos enlazados.
Cada día aparecen nuevas integraciones, lo que permite ir ampliando casos de uso sin reconstruirlo todo.
Modelos de IA
ChatGPT, Perplexity, Claude, Gemini… ¿con cuál nos quedamos?
Depende del caso de uso
La agencia trabaja sobre todo con ChatGPT (versión de pago) y Perplexity.
Para programación y tareas técnicas utilizan a menudo Claude.
También experimentan con Gemini y otros modelos según el proyecto.
Conclusión: no hay un único “mejor”; se elige en función de lo que se quiere conseguir.
Costes & datos
Costes, WhatsApp y la importancia del SEO
IA sí, pero con números claros
El coste viene por varias vías: servidores, uso de APIs y, sobre todo, canales como WhatsApp.
WhatsApp Business se cobra por conversación iniciada; lo habitual es trabajar por paquetes y revisar al mes.
Para que la IA recomiende tu negocio en búsquedas tipo “plan de fin de semana en X”,
sigue siendo clave tener buen SEO en tu web.
La IA bebe de la información que hay en internet: si tu empresa no está bien explicada ahí, será “invisible”.
Qué nos llevamos de SynergIA para tuadministrativo.com (y para tu empresa)
Después de escuchar todos los casos, en tuadministrativo.com vemos una conclusión muy clara:
la verdadera ventaja competitiva no está solo en usar IA, sino en diseñar procesos inteligentes
a su alrededor.
Las empresas que avanzan son las que miden su tiempo y sus procesos, no solo sus ventas.
Las que automatizan tareas repetitivas para dedicar más minutos a decidir, mejorar y vender.
Las que usan la IA como asistente silencioso mientras el equipo se centra en lo que aporta valor.
En nuestro caso, esto se traduce en algo muy concreto: ayudarte a
automatizar la parte administrativa de tu negocio (facturas, recordatorios, informes,
documentación, comunicaciones con clientes…) para que tú puedas dedicar más tiempo a lo que mejor sabes hacer.
Si al leer este resumen has pensado:
“Yo también quiero recuperar tiempo cada día y que ciertas tareas se hagan solas”,
el siguiente paso es muy sencillo.
